Fiche de documentation 2

Sommaire

Les employeurs doivent respecter neuf obligations d’équité en matière d’emploi (EE) :

• collecter des données sur la représentation des quatre groupes désignés au sein de leur effectif
• comparer la représentation des quatre groupes désignés dans leur effectif à leur disponibilité sur le marché du travail (analyse de l’effectif)
• examiner leurs systèmes d’emploi
• préparer un plan d’équité en emploi (PEE)
• mettre en œuvre le PEE et en mesurer les résultats
• réviser périodiquement le PEE
• communiquer à leur effectif l’information sur l’équité en matière d’emploi
• instaurer des mécanismes de consultation et de collaboration qui s’adressent au personnel et aux agents de négociation (le cas échéant)
• tenir des dossiers d’EE

Il n’y a pas de formule mathématique pour déterminer si un employeur respecte ses obligations en vertu de la Loi. Les employeurs ne sont pas tous au même point et n’ont tous la même capacité. Les vérificateurs tentent de concilier la nécessité d’appliquer la Loi uniformément avec la nécessité d’évaluer chaque employeur en fonction de sa situation particulière. Ce qui est exigé d’un employeur, y compris le contenu d’un plan d’EE, variera en fonction d’un certain nombre de facteurs, comme :

• Est-ce la première fois que l’employeur est soumis à une vérification?
• Est-ce que l’employeur avait déjà un plan d’EE, ou est-ce que la vérification force la préparation de son premier plan?
• Est-ce que l’employeur a atteint une assez bonne représentation d’une partie ou de l’ensemble des quatre groupes désignés?

La Commission entreprend son évaluation de la conformité en considérant l’objectif de la Loi : celui d’atteindre un bon niveau de représentation des quatre groupes désignés et, dans le cas contraire, de prendre des mesures raisonnables pour éliminer les obstacles empêchant une représentation convenable. Par conséquent, il est très important de se rappeler que les renseignements fournis ci-dessous constituent un guide général destiné à aider les employeurs à se préparer en vue d’une vérification et d’y collaborer. Ce n’est pas une liste de facteurs que la Commission évalue machinalement.

Les employeurs soumis à une vérification sont invités à discuter de ces indicateurs et objectifs avec le personnel de la Commission.

Facteurs de conformité

1. L’employeur recueille   des renseignements d’EE dans son effectif (voir COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS D’EE DANS L’EFFECTIF ) 

L’employeur cherche à amener le plus grand nombre de personne à participer à l’enquête sur l’effectif : 

• en fournissant l’information nécessaire sur l’EE et le questionnaire d’enquête avant de demander à son personnel de le remplir;
• en surveillant les taux de réponse et en effectuant un suivi auprès des personnes qui ne répondent pas;
• en veillant à ce que le processus utilisé pour recueillir et conserver les renseignements en protège la confidentialité. 

L’employeur met à jour les résultats de l’enquête à mesure que des personnes joignent ou quittent l’effectif. 

2. L’employeur compare le nombre de membres des groupes désignés dans son effectif avec la disponibilité de la main-d’œuvre (voir Les étapes à suivre pour détecter les écarts de représentation des groupes désignés au sein de votre effectif ) 

La Commission préfère que les données soient compilées à l’aide du Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIEMT)

• Lorsque le SGIEMT est utilisé, il faut expliquer tout changement aux paramètres par défaut .
• Lorsque le SGIEMT n’est pas utilisé, l’employeur du secteur privé doit expliquer le niveau d’analyse (classification nationale des professions ou catégorie professionnelle de l'équité en matière d'emploi  ) et la zone de recrutement pour chaque catégorie professionnelle. 
• Si les estimations de la disponibilité sur mesure sont utilisées, l’employeur doit indiquer pourquoi il s’est servi des estimations sur mesure et justifier le choix de l’ensemble de données.  

3. L’employeur effectue périodiquement un examen des systèmes d’emploi (voir Qu’entend-on par « étude des systèmes d’emploi » et « plan d’équité en matière d’emploi »? ) 

L’employeur examine régulièrement ses systèmes, politiques et pratiques afin de déterminer les obstacles qui en résultent pour les membres de chacun des groupes désignés.

Un obstacle peut être physique, structurel, ou comportemental :

• Un obstacle physique pourrait être des marches à l’entrée d’un bâtiment
• Un obstacle structurel pourrait être une politique exigeant un niveau scolaire qui n’est pas nécessaire au poste affiché
• Un obstacle comportemental serait de voir les membres d’un groupe désigné comme étant inférieurs.

Lorsque l’employeur constate un cas de sous-représentation

Pour chaque catégorie professionnelle où il y a sous-représentation des groupes désignés, l’employeur examine ses systèmes, politiques et pratiques : 

• de recrutement
• de sélection et d’embauche
• de développement des compétences et de formation 
• de promotion
• de rétention et de congédiement 
• d’adaptation. 

L’employeur doit aussi avoir prévu un processus de révision pour chaque système, politique et pratique d’emploi qu’il adopte afin de veiller à ne pas ajouter des obstacles.

1. L’employeur   prépare (ou révise) un plan d’équité en matière d’emploi (PEE)

S’il y a sous-représentation de l’un ou l’autre des quatre groupes désignés, l’employeur doit préparer un PEE.

Un PEE est un plan   (mesures, échéances, personnes responsables, etc.) afin d’éliminer les obstacles à l’emploi et la sous-représentation des groupes désignés. Le PEE   doit s’attaquer aux obstacles détectés par l’examen des systèmes d’emploi.

Un bon PEE comprend :

• les politiques et les pratiques en place ou à mettre en œuvre concernant l’embauche, la formation, la promotion et la rétention de membres des groupes désignés, et celles relatives aux mesures d’adaptation raisonnables pour répondre aux besoins de ces personnes
• les mesures spéciales pour éliminer la sous-représentation des groupes désignés
• des objectifs numériques à court terme pour l’embauche et la promotion des membres des groupes désignés dans les catégories professionnelles où ils sont sous-représentés
• des objectifs à long terme pour accroître la représentation des membres des groupes désignés, et la stratégie de l’employeur pour atteindre ces objectifs
• les objectifs quantitatifs à court terme de recrutement et d’avancement des membres des groupes désignés pour éliminer leur sous-représentation dans chaque catégorie professionnelle, 
• les objectifs à long terme en vue de l’augmentation de la représentation des membres des groupes désignés dans l’effectif et la stratégie de l’employeur pour atteindre ces objectifs
• la création d’activités de rendement précises pour atteindre les objectifs.

2. L’employeur   met en œuvre son PEE et en mesure les résultats

• L’employeur supervise périodiquement la mise en œuvre de son PEE afin d’évaluer si des progrès raisonnables ont été réalisés.
• L’employeur demande aux gestionnaires de rendre des comptes sur l’atteinte des objectifs d’équité en matière d’emploi et la mise en œuvre du PEE.
• Le suivi du PEE est fait en consultation avec les représentants du personnel.
• Avec le temps, la Commission a constaté que les PEE les plus efficaces sont ceux appuyés par un comité d’équité en matière d’emploi qui : 
  • se réunit tous les trimestres
  • est formé de représentants des groupes désignés, de membres de la haute direction et de représentants du personnel
  • prépare périodiquement des rapports sur les activités et les progrès accomplis pour les transmettre au personnel et à la direction.

3. L’employeur révise périodiquement son PEE

• L’employeur met à jour son PEE (y compris ses objectifs quantitatifs à court terme) en fonction de l’évolution de la situation.
• La mise à jour se fait en consultations avec les représentants du personnel.

4. L’employeur communique à son personnel l’information sur l’équité en matière d’emploi

• L’employeur démontre qu’il transmet à son personnel de l’information sur l’objet de l’équité en matière d’emploi. 
• L’employeur fait connaître à son personnel les mesures qu’il a prises ou qu’il entend prendre pour réaliser l’équité en matière d’emploi. 
• L’employeur informe ses employés sur les progrès accomplis concernant la réalisation de l’équité en emploi. 

5. L’employeur instaure des processus de consultation et de collaboration qui s’adressent au personnel et aux agents de négociation (le cas échéant) ;

• L’employeur invite les représentants de son personnel à donner leur avis sur  ce qu’ils pourraient faire pour aider l’organisation à réaliser l’équité en matière d’emploi et à communiquer au personnel les questions liées à l’équité en matière d’emploi. 
• L’employeur invite les représentants de son personnel à donner leur avis sur l’élaboration, la mise en œuvre et la révision du PEE. 
• Lorsque les employés sont représentés par des agents négociateurs, ces derniers doivent collaborer à l’élaboration, à la mise en œuvre et à la révision du PEE.

(Aux termes de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, la consultation sur les questions liées à l’équité en matière d’emploi n’est pas une forme de cogestion.)

6. L’employeur tient à jour des dossiers sur l’équité en matière d’emploi

• L’employeur démontre qu’il tient à jour des dossiers concernant son effectif, son PEE et la réalisation de l’équité en matière d’emploi.