Fiche de documentation 5

Qu’entend-on par « étude des systèmes d’emploi » et « plan d’équité en matière d’emploi »?

Analyse des systèmes, politiques et pratiques d’emploi 

L’étude des systèmes d’emploi (ESE) exige une analyse approfondie, à la fois officielle et officieuse, des systèmes, politiques et pratiques d’emploi utilisés par l’organisation, ainsi que de la façon dont ils sont mis en œuvre. L’étude doit également saisir les attitudes, les comportements et la culture organisationnelle. Ce processus aide à cerner les barrières à l’emploi   auxquels sont confrontés les groupes désignés dans leur milieu de travail.

Au cours de l’ESE, les organisations doivent cibler chacun des secteurs importants de sous-représentation décelés par l’analyse de l’effectif. Le rapport sommaire de l’analyse de l’effectif donne la liste des groupes désignés et des catégories professionnelles que l’ESE doit prendre en considération. 

Ainsi, une organisation doit étudier avec attention tous les documents relatifs à la catégorie professionnelle qui est passée en revue. Il s’agit notamment d’étudier les manuels de gestion des ressources humaines, les descriptions de poste et les politiques écrites sur le recrutement, la sélection, l’avancement, la formation et le perfectionnement, et la cessation d’emploi. En plus de passer en revue les documents eux-mêmes, il faut aussi étudier ce qui est fait pour les communiquer et les utiliser concrètement  . En gardant à l’esprit le groupe désigné qui est sous-représenté, on doit analyser les documents en mettant en évidence les obstacles qui pourraient causer les écarts de représentation.

Il faut examiner les politiques en fonction d’une série de critères d’évaluation pour déterminer s’il y a des obstacles à l’emploi : 

  • Légalité : La politique doit être conforme aux dispositions législatives existantes en matière de droits de la personne et de normes d’emploi. Par exemple, lorsqu’on passe en revue les   formulaires de candidature et les procédures d’entrevue (un aspect du système de recrutement), il faut vérifier si on pose des questions qui ne sont pas conformes aux dispositions législatives fédérales ou provinciales en matière de droits de la personne. 
  • Uniformité : Il faut s’assurer que la politique à l’étude est appliquée de manière équitable et uniforme. Les politiques d’accès à la formation et les lignes directrices sur les cours payés par l’employeur devraient être les mêmes pour tous les employés. Si ce n’est pas le cas, les membres du groupe désigné peuvent être poussés subtilement à occuper seulement des postes subalternes parce que la formation qui leur sera donnée aura seulement pour but d’améliorer leur rendement dans leur poste actuel, plutôt que de les aider à se perfectionner pour avoir de meilleures possibilités d’avancement. 
  • Effet défavorable : Il faut évaluer si la politique à l’étude a un effet défavorable disproportionné sur les membres des groupes désignés. Par exemple, lors du recrutement, l’entreprise ne doit pas exiger que les personnes handicapées seulement subissent un examen médical préalable à l’emploi. On ne peut pas exiger des diplômes, des certificats ou d’autres critères formalisés qui ne sont pas nécessaires pour le poste. On ne peut pas utiliser arbitrairement des critères de taille et de poids pour filtrer les candidats. Ces pratiques de recrutement pourraient constituer des obstacles pour les membres des groupes désignés. 
  • Validité : La politique ou la pratique à l'étude doit accomplir la fonction prévue ou attendue. Les questions de validité portent souvent sur les tests qui sont utilisés pour sélectionner les candidats. Par exemple, les personnes qui ont un résultat élevé donnent-elles vraiment un meilleur rendement au travail que celles qui n'ont pas un tel résultat? La pratique doit également être objective. Les anciens tests, par exemple, peuvent encore comprendre des préjugés liés au sexe ou à la culture. Il faut s’assurer que les tests sont menés de manière à offrir une atmosphère positive pour les personnes qui les passent et à éliminer tous les préjugés qui pourraient influer sur le rendement de ces dernières.   
  • Nécessité organisationnelle : Il faut déterminer si la politique ou la pratique est nécessaire au fonctionnement sécuritaire et efficace de l'entreprise ou si elle est exigée par la loi ou par un ordre professionnel (comme ceux régissant les médecins, les infirmières, les enseignants, les garagistes, les électriciens, les ingénieurs).  
  • Justification professionnelle : Lorsqu’une politique ou une pratique a un effet défavorable, l’employeur doit déterminer si l’exigence est une exigence professionnelle justifiée (EPJ). Une EPJ est une exigence d’emploi nécessaire à l’exécution sécuritaire, efficace et fiable des tâches essentielles d’un poste. Les exigences éducatives et physiques  doivent être véritablement liées au poste et les décisions d’embauche doivent être fondées sur des critères objectifs liés au poste. Il faut accepter les équivalences d’expérience de travail ou permettre aux candidats de démontrer des compétences pertinentes pour le poste.
  • Mesures d’adaptation raisonnables : Lorsqu'une politique ou une pratique est considérée comme étant justifiée, mais qu'elle tend à exclure des membres des groupes désignés, l’organisation doit déterminer s'il est possible de trouver une solution de rechange qui permettrait de la mettre en œuvre. Un employeur ne peut justifier une politique ou une pratique qui a des effets défavorables si on peut faire la preuve qu’il pourrait prendre des mesures d’adaptation.
  • Culture organisationnelle et attitudes : la culture organisationnelle et les attitudes des membres du personnel ne sont pas des politiques ou des pratiques, mais il faut en tenir compte durant l’étude des systèmes d’emploi parce qu’elles peuvent avoir un effet profond sur les membres d’un groupe désigné. Elles déterminent souvent si un milieu de travail est accueillant ou « froid » pour un groupe désigné, ce qui peut influencer les possibilités d’embauche et le taux de rétention des membres de ce groupe. Un taux de roulement élevé ne signifie pas nécessairement que les membres du groupe ne peuvent pas faire le travail ou n’ont pas ce qu’il faut d’une certaine façon, mais plutôt que le milieu de travail est probablement hostile et n’offre pas de possibilité d’avancement. 

Pour obtenir des renseignements détaillés, cliquez sur le lien suivant : Étape 2-2 : Étude des systèmes d’emploi 

Interviews and focus groups

It is also important for organizations to conduct interviews or focus groups with managers, human resource staff and most specifically employees who are also designated group members. It is crucial to interview designated group members in the occupational groups in which they are under-represented and in the feeder groups to those occupational groups. This can provide valuable insights into how the organization actually recruits, hires, promotes as well as the cultural environment. This is particularly important since written policies and actual practices may not always coincide. The analysis must underline if the methods of recruiting, hiring, and promoting contain barriers to specific designated groups that are under-represented. In identifying barriers, two lines of questioning are crucial in understanding the experiences of designated group members. The first is to identify how a function is actually carried out and the second question is to understand if the given function has an adverse impact on the under-represented group. As such, questions about practices, attitudes, behaviors and culture should be asked in order to understand if they correspond to the organizations policies. 

Entrevues et groupes de discussion

Le plan d’équité en matière d’emploi (PEE)  est élaboré en fonction de l’ESE. Un PEE   est un document qui établit un plan   (mesures à prendre, échéancier, personnes responsables, etc.) pour éliminer les obstacles à l’emploi    et la sous-représentation des groupes désignés. Le PEE doit tenir compte des obstacles décelés par l’ESE. Par conséquent, vous   devez effectuer une ESE avant d’élaborer un PEE. Un plan ayant pour but de mener une étude des systèmes d’emploi n’est pas un PEE, qui doit prévoir ce qui suit :

  • des mesures à prendre pour éliminer les obstacles décelés par l’ESE;
  • des politiques et pratiques positives pour s’assurer que l’ensemble de l’effectif, y compris les membres des groupes désignés, peut travailler dans un milieu de travail équitable et exempt de harcèlement. Il peut s’agir par exemple d’une politique d’équité en matière d’emploi et d’une politique contre le harcèlement  ;
  • des mesures spéciales visant à accroître la représentation des groupes désignés sous-représentés. Il peut s’agir d’un recrutement ciblé, d’une formation sur la diversité, etc. (Remarque : une mesure spéciale devrait s’adresser uniquement à la catégorie professionnelle dans laquelle on a décelé un écart de représentation.); 
  • des objectifs à court terme pour l’embauche et l’avancement en vue d'éliminer la sous-représentation par catégorie professionnelle;
  • des objectifs à long terme pour la représentation qui engagent l’organisation à atteindre la pleine représentation;
  • une stratégie visant à garantir que le milieu de travail est accessible aux personnes handicapées;
  • des échéanciers précis et le nom de toutes les personnes qui sont responsables de la mise en œuvre et de la réussite des mesures prévues et des résultats souhaités.

Pour des renseignements détaillés, cliquez sur les liens suivants : Étape 3 : Élaboration d'un plan d’équité en matière d’emploi et Étape 4 : Réalisation et maintien d'un programme d’équité en matière d’emploi.

Modèle d’un plan d’équité en matière d’emploi

Secteur d’analyse
Groupe désigné xyz
Écart décelé
  • xyz dans la catégorie professionnelle xyz
  • xyz dans la catégorie professionnelle xyz
Résultats de l'analyse de la mobilité
  • xyz cas de recrutement
  • xyz cas de cessation d'emploi
  • xyz cas d'avancement

 

Plan d’équité en matière d’emploi de l’organisation XYZ
Analyse des obstacles dans les systèmes d’emploi Plan d’équité en matière d’emploi
Politiques et pratiques : description de ce que vivent les membres des groupes désignés dans l’organisation Obstacles décelés : liste des politiques et pratiques qui pourraient représenter un obstacle pour le groupe désigné mentionné plus haut

Mesures pour éliminer les obstacles : description des activités à entreprendre pour éliminer les obstacles.

Mesures pour éliminer les obstacles : description des activités à entreprendre pour éliminer les obstacles.

Échéancier Personne responsable Mesure de rendement
Politiques et pratiques de recrutement
           
Politiques et pratiques de sélection
           
Formation et perfectionnement
           
Avancement
           
Conditions de travail
           
Cessations d'emploi
           
Attitudes et culture organisationnelle
           
Mesures d’adaptation
           
Date modifiée: