Fiche de documentation 3

La collecte de renseignements d’EE de vos employés

Exigences du questionnaire de déclaration volontaire

Un questionnaire de déclaration volontaire permet à un employeur de savoir quels employés se sont déclarés comme membres d’au moins un des « groupes désignés » : les femmes, les Autochtones, les membres de groupes racialisés*  et les personnes handicapées.

La Loi et ses règlements précisent certaines exigences importantes qui doivent être communiquées aux employés, soit sur le questionnaire, soit dans une note accompagnant celui-ci :

  1. Participation volontaire
    Un employeur peut obliger ses employés à remplir et retourner le questionnaire. Toutefois, un employeur ne peut pas obliger quelqu’un à déclarer son appartenance à un groupe désigné et ne peut pas déclarer lui-même l’appartenance à un groupe désigné sans le consentement de l’employé. L’employeur doit également indiquer clairement dans le questionnaire lui-même que la déclaration est volontaire.
  2. Confidentialité
    Un employeur doit indiquer dans le questionnaire lui-même que les renseignements recueillis sont confidentiels et ne seront utilisés ou communiqués à d’autres personnes au sein de l’organisation qu’aux seules fins de permettre à l’employeur de remplir ses obligations dans le cadre de la Loi.
  3. Possibilité de modifier les renseignements
    Un employeur doit informer ses employés de la possibilité de modifier à tout moment les renseignements qu’ils ont inscrits dans le questionnaire.
  4. Appartenance à plusieurs groupes
    Un employeur doit informer les employés, soit sur le questionnaire, soit dans une note accompagnant celui-ci, qu’une personne peut faire partie de plus d’un groupe désigné.
  5. Support de substitution
    Le questionnaire doit clairement indiquer qu’il est possible d’en demander une version sur un support de substitution. Un support de substitution est un média ou une méthode qui s’adapte au handicap d’une personne pour lui permettre d’avoir accès efficacement à l’information communiquée par le support d’origine. Un support de substitution peut être par exemple le braille, le code ASCII, un texte écrit en gros caractères et une version audio.

Portée du questionnaire de déclaration volontaire

En vertu de la loi, le questionnaire doit « contenir les définitions de autochtones, minorités visibles et personnes handicapées prévues à l’article 3 de la Loi » (voir  la section intitulée « Exemple de questionnaire de déclaration volontaire » ci-dessous ). Toutefois, la Loi accorde aussi  expressément de la souplesse en ce qui concerne les termes utilisés [Règlement, paragraphes 3(2) et (3)]  et permet également  à un employeur de poser des questions supplémentaires concernant l’équité en matière d’emploi [Règlement,  paragraphe 3(5)].

Cette souplesse permet aux employeurs d’utiliser un langage plus moderne et d’analyser des enjeux qu’on comprenait mal au moment de l’adoption de la Loi. Grâce à cette souplesse, les employeurs peuvent réussir à convaincre un nombre plus élevé d’employés à déclarer leur appartenance à un groupe désigné. Toutefois, on prévient les employeurs qu’ils ont avantage à consulter des membres des groupes désignés ou des spécialistes avant de changer de terminologie.

Terminologie

Le langage relatif à l’identité a évolué depuis l’adoption de la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Des termes utilisés dans la Loi (comme « minorités visibles ») ne sont plus utilisés dans le langage courant et peuvent offenser des membres des groupes désignés. Tant que les termes sont définis d’une manière conforme à la Loi, les employeurs sont encouragés à utiliser des tournures plus modernes. Par exemple, au lieu de faire référence aux « minorités visibles » dans le questionnaire, les employeurs pourraient choisir d’utiliser « personnes racialisées », « personnes racisées » ou « personnes de couleur ».

Toutefois, si un employeur choisit d’utiliser un langage plus moderne, il doit absolument respecter les deux conditions suivantes :

  • inscrire dans le questionnaire « une description de ces termes qui concorde avec ces définitions » (voir  la section intitulée « Exemple de questionnaire de déclaration volontaire » ci-dessous) 
  • définir les nouveaux termes de la même façon  que ceux utilisés dans la Loi. C’est important parce que, par exemple, Statistique Canada et le Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail (SGIEMT) utilisent le terme « minorités visibles »  .

Renseignements sur les sous-groupes

La Loi permet expressément à un employeur de recueillir des renseignements supplémentaires sur l’équité en matière d’emploi  au moyen de leur questionnaire d’enquête. Et il aurait probablement avantage à le faire. Avec le temps, on a vu évoluer la manière de comprendre l’équité et la diversité. Par exemple, il est désormais généralement admis que les personnes d’un « groupe » ne sont pas toutes désavantagées et discriminées au même degré ou de la même manière. Une enquête qui recueille de l’information sur les « sous-groupes » peut donc aider un employeur, et la Commission, à mieux comprendre les obstacles à l’emploi.

Par ailleurs, un employeur pourrait trouver utile de collecter des renseignements supplémentaires. Par exemple, même si Statistique Canada recueille des renseignements sur la race dans des sous-groupes, le SGIEMT ne recueille pas de renseignements aussi détaillés. 

Enfin, si un employeur choisit de demander des renseignements supplémentaires plus pointus que ceux exigés par la Loi, il doit indiquer clairement :

  • que la Loi sur l’équité en matière d’emploi n’oblige pas l’employeur à recueillir les renseignements demandés
  • la raison pour laquelle il recueille ces renseignements
  • l’utilisation prévue de ces renseignements.

Approche pour l’enquête sur l’effectif

Les activités utilisées pour mener l’enquête sur l’effectif devraient avoir un lien stratégique avec la mission, la vision et le plan d’affaires de l’organisation afin de favoriser une culture des droits de la personne. Pour ce faire, l’organisation pourrait :

  • former une équipe de représentants de la direction, des ressources humaines, des agents négociateurs (dans les milieux de travail syndiqués) et des membres de chacun des quatre groupes désignés;
  • inclure, dans le questionnaire d’enquête ou dans une note accompagnant celui-ci, de l’information sur l’équité en emploi avec des exemples précis;
  • distribuer les formulaires en version électronique et en version papier;
  • mettre en place un système de suivi pour veiller à donner à tous les employés la possibilité de retourner leur questionnaire (obligatoire);
  • obtenir le soutien et l’approbation de la haute direction pour mener l’enquête;
  • veiller à limiter le nombre de personnes de l’équipe des ressources humaines qui ont accès aux données recueillies (obligatoire);
  • veiller à conserver les questionnaires d’enquête remplis dans un lieu sécurisé (obligatoire). Il est également recommandé de conserver dans un endroit sûr les autres renseignements relatifs à l’enquête sur l’effectif. Il est notamment question des fiches d’information distribuées sur papier ou par courriel aux employés, des procès-verbaux des réunions du comité de l’équité en matière d’emploi, des articles publiés dans le bulletin d’information de l’entreprise ou en ligne, etc.;
  • tenir à jour les résultats de l’enquête sur l’effectif (obligatoire). Il est également recommandé de rappeler aux employés au moins une fois par année qu’ils ont le droit de modifier les renseignements fournis ou, s’ils n’ont pas rempli le formulaire, de les inviter à nouveau à le faire;
  • de conserver les dossiers de l’enquête afin qu’ils servent à faire les mises à jour annuelles et à respecter les obligations liées à la production de rapports. Chaque fois que votre  organisation est soumise à une vérification de conformité, ces documents peuvent servir de pièces justificatives (obligatoire).

Pratiques prometteuses

Depuis de nombreuses années, la Commission a mené des vérifications de conformité chez un grand nombre d’employeurs et relevé des activités qui, sans être nécessaires, peuvent favoriser très efficacement l’égalité en milieu de travail, y compris une représentation adéquate des membres des groupes désignés.  Voici quelques exemples :

  • Choix d’une méthode appropriée pour mener l’enquête sur l’effectif : Pour diverses raisons, certains membres de groupes désignés relativement à l’équité en matière d’emploi hésitent à s’identifier comme tel. Ces personnes peuvent vouloir protéger leurs renseignements personnels, craindre qu’un renseignement divulgué les défavorise (comme la divulgation d’une déficience non visible), penser qu’elles ne seront pas évaluées au mérite ou revendiquer leur appartenance à la population canadienne. Par conséquent, il est important que votre  organisation choisisse une méthode pour mener son enquête sur l’effectif qui convienne au type de travail effectué, respecte la culture de l’organisation et soit accueillante et pratique pour les employés. Une organisation a mené une « Journée du recensement » où la haute direction a informé les employés de son engagement et de ses obligations en vertu de la Loi et les a encouragés à remplir le questionnaire d’enquête.
  • Confidentialité : Il est important que les gestionnaires et les superviseurs n’aient pas accès aux renseignements personnels des employés, même en regroupant les données pour éviter qu’une personne soit identifiée . Les employés doivent avoir l’assurance de pouvoir décider du moment et de la manière dont on utilise les renseignements fournis dans le questionnaire de divulgation volontaire.
  • Montage d’un plan de communication efficace : Pour obtenir la confiance et la participation des employés durant le processus d’enquête pour la divulgation volontaire, certaines organisations veillent à établir une collaboration entre les syndicats et la direction pour que les plans et le suivi relativement à l’enquête sur l’effectif soient communiqués à tous les employés et bien compris.
  • Obligation de retourner le questionnaire d’enquête : Même si les employés ne sont pas obligés de remplir le questionnaire de divulgation volontaire concernant les quatre groupes désignés, des organisations rendent obligatoire le retour du questionnaire.  Au moment de l’embauche de nouveaux employés, l’organisation insère le questionnaire d’enquête dans la trousse d’orientation ou de documents d’embauche à retourner à l’organisation.
  • Utilisation du SGIEMT : Les organisations du secteur privé utilisent le Système de gestion de l’information sur l’équité en milieu de travail  mis en place par Emploi et développement social Canada pour intégrer toutes les données sur l’équité en matière d’emploi et sur l’effectif.

Exemple de questionnaire de divulgation volontaire

Les renseignements recueillis par la présente enquête sont confidentiels et ne seront utilisés ou communiqués que pour permettre à l’organisation de remplir ses obligations dans le cadre de la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Si vous y consentez, ils peuvent également être utilisés à des fins de gestion des ressources humaines liées à l’équité en matière d’emploi. Il pourrait s’agir de formuler des recommandations pour des affectations de formation et de perfectionnement, et de mettre sur pied des programmes spéciaux. Vous répondez aux questions seulement si vous le voulez. La seule case que vous devez obligatoirement remplir est celle concernant votre identité. Il est également obligatoire de retourner ensuite le questionnaire. Veuillez noter qu’une personne peut déclarer appartenir à plus d’un groupe désigné. À tout moment, vous  pouvez aussi mettre à jour les renseignements inscrits dans le questionnaire. Le présent questionnaire peut vous être remis sur un support de substitution  si vous en faites la demande.

Le présent questionnaire d’enquête pose deux types de questions : celles que nous devons vous poser en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, et celles qui sont pas exigées par la Loi mais que nous posons parce que, selon nous, elles sont pertinentes pour favoriser la diversité et l’inclusion. Les questions portant sur des renseignements qui ne sont pas requis   par la Loi sont précédées d’un astérisque.

Questionnaire d’enquête sur l’effectif
(confidentiel une fois rempli)
La Loi sur l’équité en matière d’emploi ne nous oblige pas à vous poser les questions précédées d’un *. Nous posons ces questions parce que nous aimerions mieux comprendre et éliminer les obstacles à l’égalité, à la diversité et à l’inclusion dans notre milieu de travail qui peuvent varier, même parmi les membres des groupes désignés définis dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Toutes les réponses que vous fournirez à ces questions seront strictement confidentielles et ne seront pas transmises à votre gestionnaire ni à votre superviseur, sauf pour décrire les tendances générales sans révéler votre identité. Par conséquent, veuillez noter que le fait de divulguer un handicap dans le présent questionnaire ne constitue pas une demande de mesures d’adaptation. Une telle demande doit être faite conformément à la politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. *Veuillez noter que le terme « minorités visibles » est défini dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi, mais il n’est plus utilisé dans la langue commune parce qu’il peut offenser certaines personnes.
Identité du membre du personnel
(obligatoire)
Nom de famille :
Prénom :
No d’identification :
Déclaratio

 

Les personnes handicapées ont une déficience durable ou récurrente soit de leurs capacités physiques, mentales ou sensorielles, soit d’ordre psychiatrique ou en matière d’apprentissage et a) soit considèrent qu’elles ont des aptitudes réduites pour exercer un emploi; b) soit pensent qu’elles risquent d’être classées dans cette catégorie par leur employeur ou par d’éventuels employeurs en raison d’une telle déficience. La présente définition vise également les personnes dont les limitations fonctionnelles liées à leur déficience font l’objet de mesures d’adaptation pour leur emploi ou dans leur lieu de travail.

Êtes-vous une personne handicapée?
( ) Oui
( ) Non
( ) Préfère ne pas répondre

*Si oui, Nous vous serions reconnaissants de nous donner des précisions sur votre handicap (cochez toutes les réponses qui s’appliquent) :
( ) Audition
( ) Vision
( ) Mobilité
( ) Flexibilité
( ) Dextérité
( ) Douleur
( ) Apprentissage
( ) Mémoire
( ) Développement
( ) Santé mentale ou psychologique
( ) Handicap de type inconnu
( ) Autre
( ) Préfère ne pas répondre

Aux fins de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, un Autochtone est une personne faisant partie du groupe des Indiens de l'Amérique du Nord ou d'une Première nation, ou qui est Métis ou Inuit. Les termes « Indien de l'Amérique du Nord » et « Premières nations » désignent les Indiens inscrits, les Indiens non inscrits et les Indiens couverts par traités.

Êtes-vous un ou une Autochtone?
( ) Oui
( ) Non
( ) Préfère ne pas répondre

* Si oui, nous vous serions reconnaissants de nous fournir des précisions. Êtes-vous :
( ) Membre d’une Première nation
( ) Inuit
( ) Métis
( ) Other
( ) Préfère ne pas répondre

Aux termes de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, les personnes racialisées sont les personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n’ont pas la peau blanche, quel que soit leur lieu de naissance.

Êtes-vous une personne racialisée?
( ) Oui
( ) Non

*Si vous êtes une personne racialisée, nous vous serions reconnaissants de nous fournir des précisions sur votre race. Êtes-vous :
( ) Asie du Sud (Inde orientale, Pakistan, Sri Lanka, Indo-Caraïbes, etc.)
( ) Chinois
( ) Noir
( ) Philippin
( ) Latino-américain
( ) Arabe
( ) Asie du Sud-est (vietnamien, cambodgien, laotien, thaïlandais, etc.)
( ) Asie occidentale (iranien, afghan, etc.)
( ) Coréen
( ) Japonais
( ) Métissé
( ) Autre (veuillez préciser) _________________
( ) Préfère ne pas répondre

Consentez-vous que ces renseignements soient utilisés à des fins de gestion des ressources humaines liées à l’équité en matière d’emploi?
( ) Oui
( ) Non
Date modifiée: