Fiche de documentation 6

Communication

Une stratégie de communication sur l'équité en matière d'emploi est l'un des outils les plus efficaces et les plus utiles dont dispose une organisation. Elle aide les employés à comprendre l'équité en matière d'emploi et aide l'organisation à atteindre ses objectifs dans ce domaine. Une bonne stratégie de communication permet à une organisation de faire connaître clairement ce qu'elle entend faire en priorité pour réaliser l'équité en matière d'emploi. Au moyen de la consultation, la stratégie de communication   favorise un environnement qui accueille et valorise le dialogue. Les employés et les gestionnaires auront le sentiment que leurs opinions, idées et réflexions sont entendues et prises en considération. 

Une stratégie de communication devrait être élaborée au début du processus de mise en place d'un programme d'équité en matière d'emploi. Dès le départ, il faut savoir précisément qui sera la personne responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie de communication. Les organisations peuvent choisir de déléguer cette responsabilité à une seule personne (de préférence à un cadre supérieur) ou de la confier au comité d'équité en matière d'emploi pour que les tâches soient réparties entre ses membres. Quoi qu'il en soit, pour être prises au sérieux, toutes les communications doivent absolument obtenir un véritable soutien de la part de la haute direction, du syndicat et du comité d'équité en matière d'emploi. Quand elle fait l'objet d'une vérification de conformité à l'équité en matière d'emploi, une organisation doivent faire la preuve :

• qu'elle a transmis de l'information sur l'objet de l'équité en matière d'emploi;
• qu'elle a transmis de l'information sur les mesures prises pour atteindre l'équité en matière d'emploi et sur les progrès réalisés jusque là;
• qu'elle a transmis de l'information à son effectif, aux personnes qu'elle embauche, aux gestionnaires et au personnel qui ont un rôle à jouer dans le processus d'équité en matière d'emploi;
• qu'elle transmet l'information périodiquement et continuellement;
• que le matériel transmis est rédigé dans un langage clair et facile à comprendre, qu'il est mis à jour et que, sur demande, il peut être fourni sur un support de substitution.

Consultation

Pour élaborer et mettre en œuvre un plan efficace d'équité en matière d'emploi, il faut souvent être prêt à enclencher un processus de changement organisationnel important qui, à la longue, touchera l'ensemble de l'effectif. Pour y arriver, il faut nécessairement communiquer de l'information périodiquement et au bon moment à l'ensemble du personnel. Ensuite, il est tout aussi nécessaire et important de faire en sorte que des représentants de tous les échelons de l'organisation participent à un processus de consultation efficace. Bien faite, la consultation tire profit de la vaste expérience de l'effectif diversifié de l'organisation, améliore considérablement la masse d'information servant à la prise de décisions, puise à une source précieuse de solutions créatives et augmente considérablement les chances d'obtenir du soutien pour le plan qui en résulte. Dans toute organisation, le plus difficile sera de faire en sorte que la diversité de l'effectif soit bien représentée et que tous les points de vue ont la chance d'être entendus. La Loi sur l'équité en matière d'emploi   exige que les organisations instaurent des mécanismes de consultation et de collaboration qui s’adressent au personnel et aux agents de négociation et qui portent sur la plupart des aspects du processus d'équité en matière d'emploi. Pour remplir cette obligation, l'organisation peut former un comité d'équité en matière d'emploi qui veillera à : 

• permettre une large discussion sur des sujets liés à l'équité en matière d'emploi;
• favoriser la rétention des membres du comité pour préserver la masse de connaissances acquises relativement à la résolution des problèmes d'équité en matière d'emploi et au soutien donné au plan d'équité en matière d'emploi;
• passer en revue périodiquement les progrès accomplis dans la mise en œuvre du plan d'équité en matière d'emploi, en plus de recommander des mesures correctives, le cas échéant, et de faire le suivi de ces recommandations;
• passer en revue périodiquement les écarts de représentation pour chaque groupe désigné et chaque catégorie professionnelle, en proposant des mesures à prendre lorsque de nouveaux écarts sont décelés ou que les écarts actuels n'ont pas été éliminés, et faire le suivi des mesures proposées;
• participer à la communication continue de l'information sur l'équité en matière d'emploi qui est destinée au personnel;
• étudier toute politique ou pratique d'équité en matière d'emploi qui est adoptée ou modifiée afin de s'assurer quelle ne crée aucun nouvel obstacle pour les groupes désignés, ce qui doit être fait avant que cette politique ou pratique soit présentée sous sa forme définitive;
• faire en sorte que ses membres en apprennent toujours plus sur l'équité en matière d'emploi, la discrimination systémique, les mesures d'adaptation, l'accessibilité et les droits de la personne;
• rédiger des procès-verbaux pour montrer qu'il joue pleinement son rôle de mécanisme de consultation et de collaboration qui s’adresse au personnel et aux agents de négociation conformément aux exigences de la Loi; 
• avoir un accès préétabli à la haute direction pour transmettre ses constatations et recommandations et pour recevoir des commentaires formulés par les gestionnaires;
• compter parmi ses membres des représentants des quatre groupes désignés, des gestionnaires, des employés et des délégués syndicaux.

De plus, les organisations doivent conserver tous les documents de consultation, y compris les résultats et les décisions prises. Si les agents de négociation refusent de participer aux consultations, l'organisation doit pouvoir fournir la preuve qu'elle a fourni tous les efforts raisonnables pour obtenir leur collaboration. Le processus de consultation nécessite un dialogue constructif sans obligation d'en arriver à une décision mutuellement acceptable. Voici des exemples qui ne seraient pas considérées comme étant des consultations suffisantes ou constructives qui respectent la Loi :

• l'organisation tient une séance d'information seulement à la fin du processus d'élaboration du plan d'équité en matière d'emploi;
• l'organisation lance un processus de consultation après avoir préparé le plan d'équité en matière d'emploi;
• pendant le processus, l'organisation communique aux représentants de l'information par écrit ou verbalement sans donner la possibilité d'en discuter;
• l'organisation demande le point de vue des représentants sans leur donner assez d'information sur le sujet traité ou sans leur donner assez de temps pour passer en revue la documentation reçue ou pour avoir une influence sur la mesure proposée;
• l'organisation demande l'aide des représentants, mais rejette ensuite toutes les offres raisonnables qui lui sont faites.

Pour des renseignements détaillés, cliquez sur le lien suivant : Tâches d'équité en matière d'emploi.

Démarche suggérée

Une communication interactive et passive est le meilleur moyen qu'une organisation peut utiliser pour entrer en contact avec ses employés. La communication interactive peut se faire par des séminaires, des réunions, des séances de discussion ouverte, des activités destinées à souligner les progrès des droits de la personne ou d'autres moyens participatifs. La communication passive, qui se fait généralement par écrit, peut se servir de courriels, d'affiches, de diffusions sur un site Web, de bulletins d'information, etc. 

Avec son comité d'équité en matière d'emploi, une organisation peut choisir de transmettre son message en suivant la démarche en six étapes qui suit :

• Analyse : À ce stade, l'organisation analysera le problème et le message qu'elle veut transmettre à ses employés. Elle déterminera également qui est son public cible. Par exemple, il pourrait s'agir des spécialistes des droits de la personne, des gestionnaires de première ligne, des représentants syndicaux, des employés qui interagissent avec le public, etc. Une analyse environnementale de chaque public cible peut également aider à déterminer le bon angle des messages   sur les droits de la personne et l'équité en matière d'emploi.
• Élaboration de la stratégie : Pour changer efficacement la culture d'entreprise relativement aux droits de la personne et l'équité en matière d'emploi, la stratégie de communication ainsi que ses lignes directrices doivent s'appuyer sur les renseignements recueillis grâce à l'analyse.
• Conception du programme et du produit de communication : En suivant les lignes directrices établies pendant l'élaboration de la stratégie, l'organisation choisira le message, l'effet visuel ou audio et le support qu'elle utilisera en fonction de chaque public cible.
• Mise à l'essai : Pour obtenir un message qui aura l'effet le plus fort sur l'ensemble de l'effectif et dont on se souviendra longtemps, il est très utile de mettre à l'essai le produit de communication sur un petit échantillon de chaque public cible, surtout si ce produit coûte cher à produire.
• Mise en œuvre : Il s'agit de l'étape de la diffusion du produit de communication au public cible.
• Évaluation et rétroaction : Enfin, l'organisation peut chercher à savoir si le message a été bien reçu et dans quelle mesure, si le message a réussi à provoquer le changement de culture souhaité et quel volet de la stratégie de communication semble être le plus réussi et celui qui semble être le moins réussi. L'évaluation est la dernière étape de la démarche, mais elle constitue cependant une étape déterminante puisque la rétroaction est nécessaire tout au long du processus.

Pratiques prometteuses

Depuis de nombreuses années, la Commission a mené des vérifications de conformité chez un grand nombre d’employeurs et relevé des activités qui, sans être nécessaires, peuvent favoriser très efficacement l’égalité en milieu de travail, y compris une représentation adéquate des membres des groupes désignés.  Voici quelques exemples :

• Demandes d'information auprès d'organismes non gouvernementaux spécialisés : Divers organismes non gouvernementaux connaissent bien des enjeux de droits de la personne. Les organisations peuvent consulter ces organismes non gouvernementaux pour améliorer leurs politiques d'embauche, en particulier en ce qui concerne les membres du groupe désigné ou pour améliorer leur programme de rétention des employés.
• Collaboration avec des organisations ciblées : Une organisation qui crée un programme spécial peut demander l'aide d'autres organisations qui conseilleront les candidats au programme. Par exemple, on peut proposer à des employés du Centre d'amitié autochtone de siéger à un comité chargé de gérer un programme spécial pour les Autochtones.
• Consultation sur l'accès aux services : Une organisation peut consulter les personnes qui utilisent ses produits et services pour évaluer s'ils répondent à leurs besoins et à leurs attentes. Par exemple, une institution financière pourrait consulter les communautés autochtones locales pour déterminer si ses services bancaires et ses produits répondent à leurs besoins et à leurs attentes, pour ensuite faire des ajustements d'après les résultats de la consultation. 
• Réunions thématiques : Pour s'assurer que les personnes ayant des besoins spécifiques ont accès aux transports, une compagnie de transport a créé des occasions de discuter et de parler de ses idées avec ses clients, ses intervenants et les membres de la collectivité et du secteur d'activités. La consultation a pris la forme de réunions sur des sujets précis.
• Conception et mise en œuvre de normes d'accessibilité universelle : Une entreprise du secteur privé a créé un groupe de consultation externe formé de représentants d'organismes communautaires pour faire le nécessaire pour que ses installations soient accessibles à sa clientèle à mobilité réduite, aux personnes assistées d'un chien guide ou celles qui sont accompagnées d'un enfant dans une poussette. Donnant suite aux recommandations du groupe, l'entreprise a organisé une séance de formation sur l'accessibilité pour tous les membres de son personnel qui sont en contact avec la clientèle. Elle a aussi fait de la recherche sur la conception et la mise en œuvre de normes d'accessibilité universelle. 
• Communauté de pratique : Une organisation a mis en place une communauté de pratique pour favoriser la collaboration et l'apprentissage collectif entre les membres de son secteur d'activités sur les questions relatives aux droits de la personne. Ce réseau a créé un programme de reconnaissance pour stimuler la participation des membres et faire connaître les bienfaits concrets de leur contribution.
• Accessibilité : Un ministère du gouvernement fédéral a sur son site Web un « Énoncé concernant les caractéristiques d'accessibilité   », pour déclarer son engagement à rendre son site Web et ses formulaires accessibles à tout le monde et pour donner la liste des options à la disponibilité des personnes qui ont besoin de mesures d'adaptation. Il est important que les organisations revoient périodiquement leur matériel de communication externe pour vérifier s'il est respectueux et adapté aux réalités culturelles. De plus, des organisations ont créé des programmes et des outils destinés à aider les organisations à s'adapter aux besoins de leurs employés ou des membres du public. 
• Diversité et inclusion : Des institutions financières utilisent leur site Web pour transmettre à de possibles futurs employés ou clients   de l'information sur la diversité et l'inclusion, en plus de préciser les raisons qui les poussent à en faire une priorité. Ces sites indiquent ce qu'on entend par diversité et inclusion, les raisons de leur importance, les leçons apprises par ces institutions, les objectifs visés ainsi que des sources d'information et liens à consulter. 
• Uniformité et fréquence : Des organisations ont pris l'habitude de transmettre régulièrement à leur personnel de l'information sur les politiques et procédures relatives aux droits de la personne et sur les questions d'équité en matière d'emploi. On peut créer et entretenir un environnement inclusif quand on communique l'information au personnel et à la clientèle. On peut le faire au moyen de bulletins d'information, de courriels et d'un site intranet accessible aux employés. On peut aussi afficher l'information sur le site Web pour la clientèle et la population en général (comme les communiqués de presse).